こんにちは、ケイ所長です😊
前回の記事では、
10時間くらいかかる見積作業が、ChatGPTを使って約2時間で終わった
という実体験を紹介しました。
8時間の短縮です。
すると、こんな疑問が出てくると思います。
🌱 森くん
「えぇー！それなら僕もChatGPTに見積書を渡して、
『作って！』って言えばいいんですか？」
いやいや（笑）
それで10時間が2時間になるなら、誰も苦労しません🤣
実際にやってみて分かったのは、
AIに仕事を丸投げすることと、AIを使って仕事を速くすることは違う
ということでした。
では、私は何をしたのか。
今回は、10時間の仕事を2時間にしたときの、
「仕事の分け方」
を研究してみたいと思います。
まず「10時間の仕事」をそのまま渡さない
今回の仕事は、建設工事の見積書作成でした。
元になるExcelデータを確認して、
必要な単価を調整し、
対象となる項目に掛け率を反映し、
最後に見積書としてまとめる。
これを全部まとめて、
「ChatGPT、この見積書を作って」
と頼むこともできます。
でも、それでは何を基準に処理すればいいのかAIには分かりません。
そこで私は、まず仕事を分けました。
大きく分けると、
① 人間がルールを決める仕事
② AIに処理してもらう仕事
③ 最後に人間が判断する仕事
この3つです。
① 人間がルールを決める
最初にやったのは、
「どういう見積書を作りたいのか」
を決めることでした。
今回なら、
基本となる対象単価には1.3倍の掛け率を適用する。
ただし、すべての項目に適用するわけではない。
特殊な項目については、そのままにして自分で確認する。
ここはChatGPTに決めてもらったわけではありません。
私が決めました。
なぜなら、
実際の工事内容や見積条件を知っているのは、私だからです。
🌱 森くん
「あぁなるほど！
最初にAIへ指示するためのルールを、人間が作るんですね！」
そういうことです😊
AIに仕事をさせる前に、
まず人間が仕事のルールを作る。
ここがスタートでした。
② 繰り返し作業をAIに任せる
ルールが決まったら、次はChatGPTの出番です。
Excelには複数のシートがあり、多くの項目が入っています。
人間が一つずつ確認して、
対象セルを探して、
計算して、
入力して、
また次のセルへ。
これを何百回も繰り返す。
こういう仕事は時間がかかります。
そして、単純作業が続けば、
入力ミスや見落としも起きやすくなります。
そこで、
「ルールが決まっている繰り返し作業」
をChatGPTに任せました。
人間が何時間もかけて一つずつ処理するのではなく、
決めたルールに沿ってまとめて処理してもらう。
ここで一気に作業時間が短くなりました。
🤖 研究補佐チャッピーの整理
今回のポイントは、
「仕事」ではなく「作業」をAIに渡したこと
です。
「見積書を作る」という仕事には、
ルールを決める。
数字を処理する。
例外を判断する。
結果を確認する。
など、いくつもの作業が含まれています。
その中から、
AIが得意な作業だけを切り出して任せる。
これが、今回の時短につながりました。
③ 例外は人間が判断する
ここも重要でした。
すべての項目を、
「1.3倍！」
で処理できるわけではありません。
中には、
掛け率を適用したくない項目
もあります。
こうした例外まで無理に自動化しようとすると、逆に複雑になります。
そこで私は、
基本処理 → AI
特殊な処理 → 人間
と分けました。
🌱 森くん
「全部AIにやらせた方が速そうですけど？」
私も最初はそう思います（笑）
でも実際には、
全部を自動化しようとすると、そのためのルール作りが複雑になる。
だったら、
「ここだけは自分でやった方が早いな」
という部分は、人間がやればいい。
まぁ、全部AIにやらせる必要はないんですよね😊
④ AIが作ったものを人間が確認する
そして最後は、人間による確認です。
今回も最初から完璧だったわけではありません。
作成されたExcelを確認すると、
本来は空白であるはずのセルに不要な数字が入っているところがありました。
そこで修正しました。
もし、
「AIが作ったから大丈夫！」
と思って、そのまま使っていたら危険です。
特に見積書は数字を扱います。
数字が違えば、そのまま金額に影響します。
だから私は、
AIに処理を任せても、最終確認は人間がする。
ここは外せないと思っています。
仕事を3つに分けると見えてくる
今回の方法を整理すると、とてもシンプルです。
人間：設計する
↓
AI：処理する
↓
人間：判断する
これだけです。
私は最初から、
「AIで10時間の仕事を2時間にしよう！」
と考えていたわけではありません。
目の前の仕事を見ながら、
「ここはAIにやってもらえるな」
と分けていった結果、
約2時間で終わりました。
🌱 森くん
「あぁなるほど！AIの使い方を考えるというより、
仕事の分け方を考える
ってことなんですね！」
そうなんです😊
私はここが、かなり重要だと思っています。
「どんなプロンプトを使うか」より先に考えること
ChatGPTを仕事で使おうとすると、
「どんなプロンプトを書けばいいんだろう？」
と考えがちです。
もちろん、指示の出し方も大切です。
でも今回の経験では、その前にやることがありました。
仕事を分解することです。
何を人間が決めるのか。
何をAIに任せるのか。
どこで人間が確認するのか。
ここが決まれば、
ChatGPTへの指示も具体的になります。
逆にここが決まっていなければ、
どれだけ長いプロンプトを書いても、
思ったような結果にならないかもしれません。
だから私は、
AIを使う前に、仕事を設計する。
これがAIを仕事で使うときの一つの
基本になるのではないかと思っています。
10時間→2時間の正体
前回の記事では、
10時間 → 2時間
という結果を紹介しました。
数字だけを見ると、
「ChatGPTってすごい！」
となります。
もちろん、私もそう思いました（笑）
でも今回あらためて整理してみると、
本当に重要だったのは、
AIの能力だけではありませんでした。
仕事を分ける。
AIが得意なところを見つける。
そこだけを任せる。
人間は設計と判断に集中する。
その組み合わせによって、
10時間の仕事が2時間になった。
つまり、
AIが仕事を奪ったのではなく、仕事の役割分担を変えた。
私は今回の経験から、そう感じています。
AIに仕事を任せる前に、この3つを考えてみる
もし普段の仕事で、
「これ、毎回時間かかるんだよなぁ……」
という作業があったら、
いきなりChatGPTに全部やらせようとせず、
まず、
① 人間が決めなければいけないことは何か？
② AIに任せられる繰り返し作業は何か？
③ 最後に人間が確認すべきことは何か？
この3つに分けてみる。
それだけでも、
今まで全部自分でやっていた仕事の中に、
「あれ？ここはAIに任せられるんじゃない？」
という部分が見えてくるかもしれません。
私自身、まだ研究中です。
これから別の仕事でも試していけば、
もっと良いやり方が見つかるかもしれません。
まぁ、それを探すのも面白いんですけどね😊
仕事をただ終わらせるのではなく、
仕事のやり方そのものを研究する。
そして、そこで得た経験を次の仕事に使う。
これもまた、
経験を資産に変える
ということなのだと思います。
📚この研究の続き
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